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A framework for supporting the alignment of IT Project Portfolios with Long-Term Strategies based on BSC’s and Risk Management

Markus Brandstätter

Art der Arbeit

Dissertation

Universität

Universität Wien

Fakultät

Fakultät für Informatik

Betreuer*in

Gerald Quirchmair

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URN

urn:nbn:at:at-ubw:1-29159.31543.668459-8

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(Print-Exemplar eventuell in Bibliothek verfügbar)

Abstracts

Abstract

(Deutsch)

Aktuelle Ansätze zur Projekt PortfolioManagement Analyse (PPM) fokussieren auf die Optimierung von kurzfristigen ökonomischen Zielen von Unternehmen – die Unternehmen aus der IT-Branche bilden hier leider keine Ausnahme. Dieser Ansatz wird von der Erwartungshaltung der Eigentümer gefördert, die eine rasche Verzinsung ihres eingestzten Kapitals anstreben. In der Analyse wird hauptsächlich Wert auf vielversprechende Kennzahlen wie den Kapitalwert oder den internen Zinsfuß gelegt. Langfristig sollten die Unternehmen allerdings auf die Implementation von langfristigen Zielen fokussieren, die auch oft als die Strategie des Unternehmens bezeichnet wird. Diese stehen oft im Widerspruch zu kurzfristigen Zielen, weil sie Investitionen voraussetzen, um neue Produkte zu entwickeln und neue Märkte zu erschließen. Die Strategie eines Unternehmens kann auf vielerlei Arten dargestellt werden, wobei die Methodik der Balanced Scorecards (BSCs) entwickelt von Robert S. Kaplan und David P. Norton unter Beweis gestellt hat, eine der effektivsten zu sein. BSCs optimieren die Entwicklung eines Unternehmes um seine strategischen Ziele zu erreichen und fokussieren dabei auch implizit auf die Abläufe im Unternehmen. Dies wird vor allem hinsichtlich der Kennzahlen aus der Prozess-Perspektive augenscheinlich. Änderungen in diesem Umfeld können selbstverständlich nicht in kleinen Schritten durchgeführt werden, sondern bedürfen der Ausführung von Projekten. Das wirft die Frage auf, wie diese an der BSC ausgerichtet werden können, um sie in vollem Umfang zu unterstützen. Diese Arbeit beschreibt ein neues Framework für die Selektion, Planung und das Controlling von Project Portfolios unter der Verwendung der BSC Methodology, Annahmen und Methoden von der Earned Value Methode (EVM) und Quantifizierungsregeln aus dem Risikomanagement. Die Kriterien für die Selektion von Projekten ist deren langfristiger Beitrag zum Unternehmenserfolg und nicht nur die Erreichung von kurzfristigen finanziellen Zielen. Der Beitrag von Projekten zu den alpha-Faktoren einer BSC werden zusätzlich zu den klassischen Kennzahlen eines PPM Frameworks – wie Zeit und Kosten – geschätzt. Die Kosten werden als beschränkender Faktor gesehen – die Faktoren, die die Auswirkungen beschreiben sind jene, die für die Selektion und die Entwicklung des Portfolios wichtig sind. Sie beschreiben den Beitrag zur Erfüllung der langfristigen Ziele. Während der Planungsphase eines Projekt Portfolios werden die unscharfen Annahmen aus der initialen Phase heruntergebrochen, um nicht nur die finanziellen Erträge, sondern auch die Entwicklung anderen Nutzens für das Unternehmen zu beschreiben. Das ermöglicht es dem Projekt Portfolio Management, Abweichungen im späteren Verlauf leichter zu erkennen und damit die Korrektur von falschen Entscheidungen zu erleichtern. Das Monitoring und Controlling des Projekt Portfolios endet nicht mit dem Auslaufen der Projekte im Portfolio sondern läuft mit dem Ende der Beobachtungsperiode nach jedem Projekt aus, die die Realisierung des Nutzens beschreibt. Die Arbeit entwickelt KPIs, um die Abweichungen zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Nutzen zu zeigen. Des weiteren beschreibt sie, wie diese zu interpretieren sind. Die Arbeit endet mit einem Proof Of Concept (POC) Prototypen, der die entwickelte Methodologie mit Echtdaten aus einem IT Portfolio einer international Bank testet. Die dargestellten Algorithmen wurden in einer Web-Applikation umgesetzt, um die Verarbeitung großer Datenvolumina zu unterstützen und die Benutzbarkeit des Ansatzes zu überprüfen. Der POC beschreibt die Initialsituation des Portfolios, als auch dessen Entwicklung über die Zeit. Die gewählten Momentaufnahmen fokussieren auf den Vergleich zwischen real gesetzten Handlungen und den empfohlenen Handlungsalternativen, die aus der Methodolgie abgeleitet werden. Unter Berücksichtigung der Erfahrungen des Autors and des Forschungsschwerpunktes der Fakultät für Computer Science wurde diese Arbeit basierend auf IT Projekt Portfolios entwickelt. Die Ergebnisse wurden ebenfalls in diesem Kontext überprüft. Die Erweiterung zu einem generellen Projekt Portfolio Management Ansatz ist offensichtlich interessant, ist aber nicht Bestandteil dieser Arbeit.

Abstract

(Englisch)

Current approaches to Project Portfolio Management analysis (PPM) focus on optimizing economic short-term goals of companies – unfortunately the IT sector is not an exception. This is driven by expectations of shareholders who aim at fast gains for their financial investments. In their analysis they look for promising figures represented in key performance ndicators (KPIs) such as the Net Present Value (NPV) or the Internal Rate of Return (IRR). In the long run companies do however need to focus on the implementation of their long-term goals which are often referred to as their strategy. Yet these are frequently in contradiction to the short-term goals because investments are needed to strategically build up new products and markets. The strategy of a company can be represented in the implementation of various different methodologies, whereby the method of Balanced Scorecards (BSCs) by Robert S. Kaplan and David P. Norton has been proven to be among the most effective. BSCs optimize the processing of the company to achieve its strategic goals and thereby implicitly focus on the company’s operations. Especially concerning the measures of the process perspective this becomes transparent. Changes in such an environment naturally cannot be achieved by summing up small alterations but require projects. This brings up questions as to how these projects can be aligned with a BSC in a way that they fully support it. This thesis describes a novel framework for selecting, planning and controlling project portfolios by using the BSC methodology, perceptions and methods from the Earned Value Method (EVM) and quantification rules from Risk Management. The criteria for the selection of projects is their long-term contribution to the company’s success, not only the attainment of short term financial goals. The contribution of projects to the alpha-factors of a BSC are estimated in addition to the assessment of the schedule and cost that are retained from the traditional PPM framework. Costs are considered to be constraining factors – the leading factors being relevant for the selection and the development of the portfolio are the beneficial factors in terms of their contribution to the achievement of long-term goals. During the planning phase of such a project portfolio the rough estimates from the initial phase onward are broken down into details in order to map out not only the final achievements but also to plan the development of the benefits over time. This enables the project portfolio management to recognize deviations very early on and enables the correction of inaccurate decisions. The monitoring and controlling of the project portfolio does not end by finishing the projects within the portfolio but ends with the observation period in which the projects in the portfolio have to realize their benefits. This thesis develops KPIs to show the deviations between the expected and the realized benefits. It also describes the interpretation of the KPIs presented. The thesis closes with a proof of concept (POC) prototype applying the methodologies and tools developed with data taken from a real-life IT environment of an international bank. The algorithms presented have been implemented in a web-application to support the processing of large scale data and to test the usability of the approach developed. The POC demonstration describes the initial situation of the portfolio as well as the development over time. The snapshots chosen focus on the difference between the actions taken in real-life and the ones that should have been taken following the methodologies presented in this thesis. Given the background of the author and the research focus of the Faculty of Computer Science, the thesis was developed around IT project portfolios and the achieved results were also tested and discussed in this context. An extension to Project Portfolio Management in general is obviously interesting, but is not covered in this thesis.

Autor*innen

Markus Brandstätter

Haupttitel (Englisch)

A framework for supporting the alignment of IT Project Portfolios with Long-Term Strategies based on BSC’s and Risk Management

Paralleltitel (Deutsch)

Ein Rahmenwerk zur Unterstützung der Ausrichtung von IT Projekt Portfolios an langfristigen Strategien basierend auf BSC's und Risikomanagement

Publikationsjahr

2009

Umfangsangabe

XIII, 264 S. : graph. Darst.

Sprache

Englisch

Beurteiler*innen

Gerald Quirchmair ,

Dimitris Karagiannis

Klassifikationen

54 Informatik > 54.99 Informatik: Sonstiges ,

85 Betriebswirtschaft > 85.10 Unternehmensplanung, Unternehmenskontrolle

AC Nummer

AC05041194

Utheses ID

5743

Studienkennzahl

UA | 084 | 175 | |

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